Prüffrist für elektrische Betriebsmittel im Büro

Warum das Büro die längsten Fristen hat

Ein Rechner steht jahrelang am selben Platz, ein Monitor wird selten bewegt, die Leitungen liegen geschützt unter dem Schreibtisch. Mechanische Beanspruchung, Staub und Feuchtigkeit – die drei großen Verschleißtreiber – spielen im Büro kaum eine Rolle. Die Durchführungsanweisungen zur DGUV Vorschrift 3 tragen dem Rechnung: Tabelle 1B nennt für Büros und ähnliche Bedingungen als einzigen Bereich einen Höchstwert von zwei Jahren; die Begründung der Vorschrift verweist auf die geringe mechanische Beanspruchung und geringe Verschmutzung.

Der Richtwert bleibt trotzdem bei sechs Monaten. Die Verlängerung auf bis zu 24 Monate ist an eine Bedingung geknüpft: Bei den Prüfungen muss die Fehlerquote nachweislich unter zwei Prozent liegen. Wer diesen Nachweis über dokumentierte Prüfserien führt, kann den Aufwand also erheblich reduzieren.

Was im Büro alles zum Prüfling wird

Prüfpflichtig ist mehr, als viele denken: neben PC, Monitor, Drucker und Ladegeräten auch Tischsteckdosen und Mehrfachverteiler, Schreibtischleuchten – und die komplette Teeküche mit Wasserkocher, Kaffeemaschine und Mikrowelle. Die DGUV Information 203-070 stellt außerdem klar: Duldet der Betrieb private Elektrogeräte am Arbeitsplatz, etwa den mitgebrachten Ventilator oder das private Handyladegerät, sind auch diese prüfpflichtig.

Gerade die Küchengeräte verdienen Aufmerksamkeit, denn sie werden deutlich stärker beansprucht als die IT am Schreibtisch: Sie werden täglich bewegt, kommen mit Wasser und Wärme in Kontakt und hängen oft an überlasteten Mehrfachsteckdosen. Bei der Gefährdungsbeurteilung kann es sinnvoll sein, solche Geräte anders einzustufen als die klassische Büro-IT.

Den Spielraum sinnvoll nutzen

Der große Abstand zwischen Richtwert und Höchstwert gibt Büro-Betrieben Gestaltungsspielraum. Der übliche Weg: mit halbjährlichen oder jährlichen Prüfungen starten, die Fehlerquote dokumentieren und die Frist auf dieser Grundlage schrittweise strecken. Wichtig ist, dass die Entscheidung nachvollziehbar in der Gefährdungsbeurteilung festgehalten wird – die Frist legt immer der Unternehmer fest, nicht die Tabelle allein.

Ein Datum der letzten Prüfung plus gewählte Frist ergibt den nächsten Termin; der Rechner auf der Startseite nimmt dir diese Rechnung ab und zeigt zu jeder Kombination die Fundstelle in der Vorschrift.

Mit wenig Aufwand organisiert

Für ein Büro mit überschaubarem Gerätebestand reicht meist ein einfaches Verzeichnis: Welche Geräte gibt es, wann wurden sie zuletzt geprüft, wann sind sie wieder fällig. Prüfplaketten an den Geräten machen den Status für alle sichtbar. Die Prüfung selbst lässt sich gut bündeln – ein Prüftermin pro Standort, an dem eine Elektrofachkraft oder ein externer Dienstleister alle Geräte in einem Durchgang abarbeitet.

Nicht vergessen: Auch Geräte, die der Betrieb für das Homeoffice stellt, gehören in die Prüforganisation. Wie die Prüfung dort praktisch abläuft – etwa durch Mitbringen der Geräte zu einem Prüftag – sollte der Betrieb im Rahmen seiner Gefährdungsbeurteilung regeln.

Typische Befunde im Büro

Auch in der schonenden Büroumgebung fördern Prüfungen regelmäßig Mängel zutage – nur andere als in der Werkstatt: geknickte und geflickte Ladekabel, Netzteile mit gebrochener Zugentlastung, Steckdosenleisten mit Wackelkontakt oder in langen Ketten hintereinandergesteckt. Gerade Letzteres ist ein klassisches Warnzeichen, denn verkettete Mehrfachsteckdosen begünstigen Überlastung und sagen zugleich etwas über fehlende feste Installation aus.

Solche Befunde sind wertvoll über das einzelne Gerät hinaus: Sie fließen in die Fehlerquote ein, auf der die Fristverlängerung beruht – und sie zeigen, wo sich mit einer zusätzlichen fest installierten Steckdose oder einem neuen Kabel mehr Sicherheit gewinnen lässt als mit jeder weiteren Prüfrunde.